Η εφαρμογή του Πρωτοκόλλου αποτελείται από τα προγράμματα DocIt και OnTask και έχει ως αντικείμενο την καλύτερη διαχείριση και έλεγχο του όγκου των εγγράφων και πληροφοριών που διακινούνται στην επιχείρηση. Στο DocIt καταχωρούνται και πρωτοκολλούνται τα έγγραφα που διακινούνται στα πλαίσια της δραστηριότητας της επιχείρησης ενώ στο OnTask παρακολουθείται η διαδικασία διεκπεραίωσης τους. Όταν οι απαιτήσεις του εγγράφου ολοκληρωθούν στο OnTask, αυτόματα ενημερώνεται και το DocIt για την ολοκλήρωση τους.
Στην εφαρμογή του DocIt ο χρήστης έχει τη δυνατότητα καταχώρησης, αποθήκευσης, τροποποίησης αλλά και προβολής ενός εγγράφου. Κατά την καταχώρηση ο χρήστης συμπληρώνει στην εφαρμογή πληθώρα στοιχείων που αφορούν το έγγραφο, τον παραλήπτη αλλά και τον αποστολέα του. Με την αποθήκευση ενός εγγράφου δίνεται αυτόματα από το σύστημα μοναδικός αριθμός Πρωτοκόλλου με βάση το οποίο ένας χρήστης μπορεί να αναζητήσει ένα έγγραφο. Πέρα από αυτό το κριτήριο, ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει και άλλα κριτήρια (ημερομηνία, κατάσταση εγγράφου, χειριστής κλπ) προκειμένου να πραγματοποιήσει απλή ή σύνθετη αναζήτηση. Η επιλογή της διαγραφής ενός εγγράφου είναι διαθέσιμη μόνο σε εκείνους τους χρήστες οι οποίοι έχουν το δικαίωμα της διαγραφής.
Οθόνη εφαρμογής DocIt
Μια ακόμη δυνατότητα της εφαρμογής είναι ότι επιτρέπει στον χρήστη να δημιουργήσει Διαβιβαστικό και συγκεκριμένα Διαβιβαστικό χρέωσης, Διαβιβαστικό κοινοποίησης όπως επίσης και να εκτυπώσει το Διαβιβαστικό. Κατά αυτόν τον τρόπο με το Διαβιβαστικό συγκεντρώνεται το σύνολο των εγγράφων που θα παραδοθούν σε κλητήρα και εκτυπώνεται η λίστα. Επιπλέον, το σύνολο των εγγράφων μπορεί να αρχειοθετηθεί σε φυσικό χώρο του οργανισμού και ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει κάποιο συγκεκριμένο έγγραφο πληκτρολογώντας τη θέση αρχειοθέτησης που του έχει δοθεί.
Τέλος, ο χρήστης μπορεί να οργανώσει το περιβάλλον της εφαρμογής κατά τέτοιο τρόπο ώστε να διευκολύνεται ο ίδιος κατά τη διεκπεραίωση των διαφόρων εργασιών. Για παράδειγμα, μπορεί να πραγματοποιήσει ομαδοποίηση με βάση κάποιο πεδίο (πχ. ημερομηνία, αποστολέας κλπ), ταξινόμηση (αύξουσα, φθίνουσα) αλλά και να επιλέξει τα πεδία που θα εμφανιστούν στην κεντρική οθόνη ανάλογα τη συχνότητα χρήσης τους.
Αντίστοιχα, στην εφαρμογή του OnTask όπου ένας χρήστης παρακολουθεί τη διαδικασία διεκπεραίωσης της απαίτησης ενός εγγράφου, μπορεί επίσης να καταχωρήσει, αποθηκεύσει, τροποποιήσει αλλά και να προβάλει ένα έγγραφο. Και εδώ ο χρήστης μπορεί να πραγματοποιήσει αναζήτηση απλή ή σύνθετη ενώ η επιλογή της διαγραφής είναι διαθέσιμη μόνο σε εκείνους τους χρήστες με το παραπάνω δικαίωμα.
Οθόνη εφαρμογής OnTask
Σε κάθε αίτημα προς διεκπεραίωση ο χρήστης μπορεί να προσθέσει ενέργειες που αφορούν τη διαδικασία ολοκλήρωσής του (πχ. αναμονή, ακύρωση, προώθηση κλπ) όπως επίσης να επεξεργαστεί κάποιο αίτημα, αν για παράδειγμα επιθυμεί να αλλάξει στοιχεία του. Ακόμη, μπορεί να ορίσει στην εφαρμογή την υπενθύμιση κάποιας εκκρεμότητας για την έγκαιρη και επιτυχή ολοκλήρωση μιας απαίτησης. Επιπλέον, η εφαρμογή επιτρέπει την οργάνωση του περιβάλλοντος της εφαρμογής ανάλογα τις προτιμήσεις του χρήστη (φίλτρα, ταξινόμηση, εργαλειοθήκη, φάκελοι κλπ).
Για τη διευκόλυνση του χρήστη η εφαρμογή διαθέτει και αντίστοιχα παραμετρικά στοιχεία (χειριστές, ενέργειες, κατάσταση εγγράφου, θεματική ενότητα, μέσο υποβολής, τύπος κλπ)